Bezpieczne niszczenie dokumentów w zgodzie z przepisami RODO jest obowiązkiem każdej firmy i instytucji, która gromadzi i przetwarza dane osobowe. Wynika to z konieczności ochrony danych osobowych. Część firm decyduje się na samodzielne niszczenie dokumentów. Jednak coraz popularniejsze staje się zlecanie tego zadania zewnętrznym firmom specjalizującym się w bezpiecznym niszczeniu dokumentów zgodnie z RODO. Jednak które rozwiązanie jest bardziej opłacalne? Co zrobić, aby zaoszczędzić na niszczeniu dokumentów? Podpowiadamy.
Odpowiedzialne i bezpieczne niszczenie dokumentów
Choć staramy się większość swoich danych i czynności przenosić do strefy cyfrowej, to jednak nie ma wątpliwości, że gromadzimy coraz więcej papierów i dokumentów. W życiu zawodowym znacząca większość tych dokumentów zawiera dane osobowe, które powinny być odpowiednio chronione i zabezpieczone przed naruszeniem. W zależności od profilu działalności przedsiębiorstwa, są to nie tylko dane klientów, ale również dane pracowników zawarte w dokumentacji kadrowej oraz księgowej. W dobie RODO wykluczone jest po prostu wyrzucanie dokumentacji czy niszczenie poprzez ręczne targanie. Dlaczego? Brak dbałości o bezpieczeństwo danych osobowych zgodnie z przepisami RODO może skutkować wysokimi karami finansowymi. Lepiej uniknąć niepotrzebnych kosztów i zadbać o bezpieczne niszczenie dokumentów. Można to zrobić poprzez zakupienie odpowiedniej niszczarki do dokumentów lub zlecenie zadania niszczenia dokumentacji specjalistycznej firmie.
Oszczędne niszczenie dokumentów
Oprócz tego, że przechowywanie, przetwarzanie a także niszczenie dokumentów musi być bezpieczne to dobrze, aby było również oszczędne. Jednym z najlepszych sposobów na generowanie oszczędności jest nie narażanie się na kary finansowe spowodowane naruszeniem bezpieczeństwa danych osobowych. Najczęściej wydaje nam się, że taniej jest wykonywać wszystkie czynności w ramach własnej firmy. Jednak w przypadku wielu działań i czynności przekonanie to okazuje się mylne. Coraz częściej outsourcing, czyli zlecanie różnych procesów poza struktury firmy, może przynieść przedsiębiorstwu znaczne oszczędności.
Oszczędność przestrzeni dzięki niszczeniu dokumentów
Przestrzeń biurowa stopniowo drożeje, więc w ramach oszczędności wiele firm przenosi się do mniejszych siedzib. Część decyduje się również minimalizować tak zwane zaplecze, czyli kadry, księgowość czy archiwum, aby większą powierzchnię udostępnić klientom. Jednak oba te działania pociągają za sobą problem małej przestrzeni na archiwizowanie dokumentów. Wprawdzie dokumentacja zawierająca dane osobowe, które wciąż są przetwarzane, musi być przechowywana i trzeba znaleźć na to odpowiednie miejsce. Jednak dzięki zapisom RODO przedsiębiorcy nie mają już obowiązku przechowywania i archiwizowania danych, których przetwarzanie się zakończyło. Pozwala to regularnie pozbywać się kolejnych akt i materiałów. Nie mniej jednak trzeba pamiętać o prawidłowym niszczeniu takich przedawnionych dokumentów. Niejednokrotnie, z praktycznego punktu widzenia, nic się nie zmienia, bo dokumenty przeznaczone do zniszczenia są przechowywane w tych samych pomieszczeniach, co aktualne informacje. Doskonałym rozwiązaniem na tę bolączkę i jednocześnie sposobem na zaoszczędzenie miejsca jest zastosowanie szafek na dokumenty RODO. Szafki te są udostępniane przez firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów. Dzięki swojej budowie i designowi pozwalają zaoszczędzić miejsce, oddzielić dokumenty przeznaczone do niszczenia od pozostałych a także zabezpieczają dane osobowe przed wglądem ze strony osób nieuprawnionych.
Większa wydajność na rzecz oszczędności kosztów
Na oszczędność kosztów niszczenia dokumentacji wpływa również wydajność pracy pracowników i wykorzystywanie zasobów firmy. Decydując się na samodzielne niszczenie dokumentów w strukturach firmy należy pamiętać o oddelegowaniu do tego zadania pracownika. Bywa, że jest to marnowanie potencjału takiej osoby a to pociąga ze sobą straty w postaci pensji wypłacanej za pracę niezgodną ze stanowiskiem pracownika, jego wykształceniem, doświadczeniem i kompetencjami.
Innymi słowy najlepszym sposobem na oszczędne niszczenie dokumentów jest zlecenie tego zadania profesjonalnej firmie zewnętrznej, która zadba o wszystkie aspekty dużo taniej niż zrobilibyśmy to sami.